Privacyverklaring

1.Identiteit

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten die SenZ Coaching verricht voor het verwerken van persoonsgegevens.

Bedrijfsgegevens:

SenZ Coaching
Assum 23
1911 ML Uitgeest

Tel: 072 – 82 00 343
E-mail: info@senzcoaching.nl
Website: www.senzcoaching.nl

KvK: 57255091

2. Persoonsgegevens die worden verwerkt

SenZ Coaching kan persoonsgegevens van u verwerken doordat u gebruikmaakt van de diensten van SenZ Coaching en/of omdat u deze zelf bij het invullen van het contactformulier op de website aan SenZ Coaching verstrekt. SenZ Coaching kan de volgende persoonsgegevens verwerken:

• voor- en achternaam
• adresgegevens
• geboortedatum
• telefoonnummer
• e-mailadres

3. Waarom heeft SenZ Coaching deze gegevens nodig?

SenZ Coaching verwerkt persoonsgegevens om telefonisch contact met u op te nemen als u daar om verzoekt, en/of om u schriftelijk (per e-mail en/of per post) te kunnen benaderen indien u telefonisch onverhoopt niet bereikbaar bent. Tevens verwerkt SenZ Coaching de persoonsgegevens om u schriftelijk (per e-mail of per post) de factuur toe te kunnen sturen voor verleende diensten binnen het kader van het met u gesloten trajectvoorstel.

Daarnaast kan SenZ Coaching uw persoonsgegevens gebruiken in het kader van het uitvoeren van een met u gesloten trajectvoorstel, bestaande uit de in het trajectvoorstel omschreven diensten. De persoonsgegevens uit uw dossier kunnen ook nog voor de volgende doelen gebruikt worden:

• Om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld wanneer het traject is afgerond of bij een verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt alleen met uw expliciete toestemming.
• Voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing/intervisie.

Als SenZ Coaching vanwege een andere reden gebruik wil maken van uw gegevens, dan zal SenZ Coaching u eerst informeren en expliciet uw toestemming vragen. Deze toestemming kunt u op ieder moment weer intrekken.

De gevolgen van het niet verstrekken van persoonsgegevens door u aan SenZ Coaching zijn:

√ SenZ Coaching kan u geen factuur toesturen en daarom niet de dienst verlenen die is gevraagd.

√ SenZ Coaching is, indien van toepassing, niet in staat om contact op te nemen met mogelijke andere deskundigen om optimaal af te stemmen met betrekking tot uw hulpvraag.

4. Hoe lang bewaart SenZ Coaching uw gegevens?

SenZ Coaching bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is volgens de daarvoor wettelijk vastgelegde termijnen. De gegevens in het cliëntendossier blijven, zoals in de wet op de behandelovereenkomst wordt vereist, 15 jaar veilig bewaard in digitale kluis of in een afgesloten kast/ruimte. 

5. Delen met derden

SenZ Coaching verstrekt uw persoonsgegevens alleen aan derden als dit nodig is binnen het kader van het met u gesloten trajectvoorstel. Hiervoor heeft u expliciet toestemming verleend door uw akkoord te geven voor en uw deelnemen aan dit trajectvoorstel.

De persoonsgegevens uit uw dossier kunnen ook nog voor de volgende doelen gedeeld worden met derden:

• Om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening is afgerond of bij een verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt alleen met uw expliciete schriftelijke toestemming.
• Voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing.

Als SenZ Coaching vanwege een andere reden gebruik wil maken van uw persoonsgegevens of deze deelt met derden, dan zal SenZ Coaching u vooraf informeren en expliciet uw schriftelijke toestemming vragen.

6. Websitebezoek

Op de website van SenZ Coaching worden de algemene bezoekersgegevens niet bijgehouden. Wel kan SenZ Coaching persoonsgegevens over u verwerken, omdat u deze zelf bij het invullen van het contactformulier op de website aan SenZ Coaching verstrekt. SenZ Coaching kan in dat geval de persoonsgegevens verwerken zoals aangegeven in artikel 2 van deze privacyverklaring.

7. Rechten van kandidaten

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van per 25 mei 2018, krijgt u meer mogelijkheden om voor uzelf op te komen als uw persoonsgegevens worden verwerkt. De AVG komt in de plaats van de oude Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Uw bestaande privacyrechten worden uitgebreid en er gelden 2 nieuwe rechten. Deze zijn vastgelegd in de AVG. 

Het recht op dataportabiliteit 

Het recht om persoonsgegevens over te dragen. Dit houdt in dat u het recht hebt om uw persoonsgegevens te ontvangen die een organisatie van u heeft. Ook kunt u vragen om gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie.

Ten eerste gaat het alleen om digitale gegevens. Papieren dossiers vallen er dus niet onder. Ten tweede gaat het om persoonsgegevens die een organisatie óf met toestemming van de betrokkene verwerkt óf om een overeenkomst met de betrokkene uit te voeren.

Bij het recht op dataportabiliteit moet SenZ Coaching de gegevens verstrekken in een vorm die het voor u makkelijk maakt om uw gegevens te hergebruiken en door te geven aan een andere organisatie. SenZ Coaching is daarom wettelijk verplicht om de gegevens in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat te verstrekken.

Het recht op vergetelheid 

Het recht om ‘vergeten’ te worden. Dit recht houdt in dat SenZ Coaching in een aantal gevallen persoonsgegevens moeten wissen als u (diegene van wie de organisatie gegevens verwerkt) erom vraagt. Het recht op vergetelheid geldt niet altijd.

Alleen in de volgende situaties is het recht op vergetelheid van toepassing:

√ Niet meer nodig

SenZ Coaching heeft uw persoonsgegevens niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor SenZ Coaching ze heeft verzameld of waarvoor SenZ Coaching ze verwerkt.

√ Intrekken toestemming

De betrokkene heeft eerder (uitdrukkelijke) toestemming gegeven aan SenZ Coaching voor het gebruik van zijn gegevens, maar trekt die toestemming nu in.

√ Bezwaar

De betrokkene maakt bezwaar tegen de verwerking. Er geldt op grond van artikel 21 van de AVG een absoluut recht van bezwaar tegen directe marketing. En een relatief recht van bezwaar als de rechten van de betrokkene zwaarder wegen dan het belang van SenZ Coaching om de persoonsgegevens te verwerken.

√ Onrechtmatige verwerking

SenZ Coaching verwerkt de persoonsgegevens onrechtmatig. Bijvoorbeeld omdat er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking.

√ Wettelijk bepaalde bewaartermijn

SenZ Coaching is wettelijk verplicht om de gegevens na bepaalde tijd te wissen.

√ Kinderen

De betrokkene is jonger dan 16 jaar en de persoonsgegevens zijn verzameld via een app of website (‘dienst van de informatiemaatschappij’). 

Het recht op inzage

Dat is het recht om de persoonsgegevens die SenZ Coaching van u verwerkt in te zien. De AVG geeft mensen meer zeggenschap over hun persoonsgegevens. U heeft het recht om te vragen welke gegevens SenZ Coaching van u heeft. U heeft het recht om deze gegevens in te zien. In de AVG (artikel 15) staat dit recht beschreven als ‘recht op inzage’.

Tevens moet SenZ Coaching bij inzageverzoeken u ook laten weten:

√ Waarom SenZ Coaching bepaalde gegevens verwerkt.

√ Welke soorten persoonsgegevens SenZ Coaching verzamelt.

√ Indien van toepassing: aan welke organisaties SenZ Coaching de persoonsgegevens doorgeeft. Dit geldt ook voor gegevens die SenZ Coaching doorgeeft aan organisaties in andere landen of aan internationale organisaties.

√ Hoe lang SenZ Coaching de persoonsgegevens bewaart.

√ Welke privacyrechten mensen hebben: het recht om hun persoonsgegevens te laten wijzigen, aanvullen of wissen, om SenZ Coaching te vragen om minder persoonsgegevens te verwerken en om bezwaar te maken als SenZ Coaching hun persoonsgegevens verwerkt.

√ Dat mensen het recht hebben om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

√ Indien van toepassing: van welke organisatie SenZ Coaching persoonsgegevens heeft ontvangen als SenZ Coaching deze niet zelf heeft verzameld bij de betrokken personen.

√ Indien van toepassing: op basis van welke logica SenZ Coaching een geautomatiseerd besluit over iemand neemt.

Het recht op rectificatie en aanvulling.

Het recht om de persoonsgegevens die SenZ Coaching verwerkt te wijzigen en het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten wijzigen of om persoonsgegevens aan te vullen. SenZ Coaching is er verantwoordelijk voor dat de persoonsgegevens die SenZ Coaching verwerkt juist zijn. En dat SenZ Coaching deze gegevens actualiseert als dat nodig is. Zijn persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor SenZ Coaching die verwerkt, onjuist?

Dan is SenZ Coaching verplicht om alle redelijke maatregelen te nemen om die gegevens te rectificeren of aan te vullen. Dus ook als de kandidaat SenZ Coaching erop wijst dat zijn/haar gegevens niet kloppen of onvolledig zijn.

Heeft SenZ Coaching onjuiste of onvolledige persoonsgegevens aan derde partijen verstrekt? Dan moet SenZ Coaching de aangepaste of aangevulde gegevens ook aan deze organisaties doorgeven. Als een betrokkene daarom vraagt, moet SenZ Coaching ook vertellen welke organisaties zij op die manier heeft geïnformeerd.

Het recht op beperking van de verwerking

Het recht om minder gegevens te laten verwerken. Mensen hebben in bepaalde situaties het recht op beperking van het gebruik van hun gegevens. Het recht op beperking van de verwerking geldt in situaties die voldoen aan een van de volgende criteria:

√ Gegevens zijn mogelijk onjuist

Geeft iemand aan dat SenZ Coaching onjuiste persoonsgegevens gebruikt? Dan mag SenZ Coaching deze gegevens niet gebruiken zolang SenZ Coaching nog niet heeft gecontroleerd of de gegevens kloppen.

√ De verwerking is onrechtmatig

SenZ Coaching mag bepaalde gegevens niet verwerken, maar de betrokkene wil niet dat SenZ Coaching de gegevens wist. Bijvoorbeeld omdat hij de gegevens later nog wil opvragen.

√ Gegevens zijn niet meer nodig

SenZ Coaching heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor het doel waarvoor SenZ Coaching ze heeft verzameld. Maar de betrokkene heeft de persoonsgegevens nog wel nodig voor een rechtsvordering. Bijvoorbeeld een juridische procedure waarbij hij betrokken is.

√ Betrokkene maakt bezwaar

Maakt iemand bezwaar tegen het verwerken van zijn persoonsgegevens? Dan moet SenZ Coaching stoppen met deze gegevens te verwerken. Tenzij SenZ Coaching dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene. Zo lang nog niet duidelijk is of de gronden van SenZ Coaching zwaarder wegen, mag SenZ Coaching de gegevens niet verwerken. 

Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. Sommige organisaties nemen een besluit op basis van automatisch verwerkte gegevens. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij profilering. De AVG geeft mensen recht op een menselijke blik bij besluiten die over hen gaan.

Voorbeelden zijn de automatische weigering van een online ingediende kredietaanvraag of verwerking van sollicitaties via internet zonder menselijke tussenkomst. Wilt u een besluit nemen op basis van automatisch verwerkte gegevens? En zitten daar voor de betrokken persoon consequenties aan? Dan heeft deze persoon het recht zich te beroepen op dit artikel. Dat betekent dat u een nieuw besluit moet nemen waarbij een mens de gegevens heeft beoordeeld.

Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking

Geeft mensen het recht om bezwaar te maken tegen het verwerken van hun persoonsgegevens.

In de AVG staat dit recht beschreven als ‘recht van bezwaar’. Verwerkt SenZ Coaching persoonsgegevens op grond van een taak van algemeen belang? Of op grond van een gerechtvaardigd belang? Dan hebben de betrokkenen – de mensen van wie u gegevens verwerkt – altijd het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking van hun gegevens.

Maakt iemand bezwaar tegen het verwerken van zijn persoonsgegevens? Dan moet SenZ Coaching stoppen met deze gegevens te verwerken. Tenzij SenZ Coaching dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene of die te maken hebben met een rechtsvordering. Let op: zo lang nog niet duidelijk is of de gronden van SenZ Coaching zwaarder wegen, mag SenZ Coaching de betreffende gegevens niet verwerken. SenZ Coaching stelt dan een beperking van de verwerking in.

Direct marketing

Gebruikt SenZ Coaching persoonsgegevens voor direct marketing? Dan hebben betrokkenen altijd het recht om hiertegen bezwaar te maken. Ook als het gaat om profilering voor deze marketingdoeleinden. Maakt iemand bezwaar tegen het verwerken van zijn persoonsgegevens voor direct marketing? Dan moet SenZ Coaching hier hoe dan ook direct mee stoppen.

Het recht om bezwaar te maken

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. SenZ Coaching moet u informeren over het recht op bezwaar. Dit moet SenZ Coaching doen uiterlijk op het moment van het eerste contact met u. SenZ Coaching informeert u hierover door middel van het privacyreglement en tevens besteedt SenZ Coaching hier nog aandacht aan tijdens het intakegesprek.

Verzoek binnen 1 maand uitvoeren

SenZ Coaching is in de meeste gevallen verplicht om uw verzoek binnen 1 maand uit te voeren en u ook binnen 1 maand te laten weten dat dat is gebeurd. Tenzij SenZ Coaching volgens de AVG niet verplicht is om aan uw verzoek te voldoen. Maar ook dan moet SenZ Coaching u dat binnen 1 maand laten weten.

Verzoek binnen 3 maanden uitvoeren

In uitzonderlijke gevallen mag SenZ Coaching binnen 3 maanden reageren op uw verzoek. Bijvoorbeeld wanneer een verzoek heel complex is. Maar ook dan geldt dat SenZ Coaching u wel binnen 1 maand moeten laten weten dat zij meer tijd nodig heeft het verzoek uit te voeren. Voor meer informatie: zie www.rijksoverheid.nl – zoek op AVG en WGBO en https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/

Het recht op duidelijke informatie / informatieplicht

Onder de AVG heeft een therapeut (en o.i. ook een coach) informatieplicht. Dit betekent dat SenZ Coaching verplicht is om nieuwe en bestaande cliënten duidelijk te informeren over wat SenZ Coaching met hun persoonsgegevens doet. SenZ Coaching informeert en wijst cliënten op hun privacyrechten door middel van deze privacyverklaring. Nieuwe cliënten ontvangen deze privacyverklaring in PDF per e-mail als hun eerste afspraak bevestigd wordt door SenZ Coaching. Tevens ontvangt de kandidaat dan ook de algemene voorwaarden en de betalingsvoorwaarden van SenZ Coaching.

Ook staat deze privacyverklaring gepubliceerd op de website van SenZ Coaching ter informatie voor alle cliënten en geïnteresseerden. Daarnaast wijst SenZ Coaching de kandidaat in het intakegesprek mondeling nogmaals op alle rechten die een kandidaat heeft en heeft de kandidaat de ruimte om eventuele vragen hierover te stellen.

Door akkoord te gaan met het trajectvoorstel, verklaren de kandidaat en indien van toepassing de opdrachtgever:

√ Het intake formulier naar waarheid te hebben ingevuld en informatie naar waarheid te hebben verstrekt.

√ De algemene voorwaarden en de betalingsvoorwaarden te hebben ontvangen van SenZ Coaching en kennis te hebben genomen van de algemene voorwaarden en de betalingsvoorwaarden van SenZ Coaching, hiermee akkoord te gaan én zich hieraan te conformeren.

√ De privacyverklaring te hebben ontvangen van SenZ Coaching en kennis te hebben genomen van deze privacyverklaring, op de hoogte te zijn van de informatie rondom privacy en de AVG, zijn/haar rechten vanuit de AVG én hiermee akkoord te gaan.

Verantwoordingsplicht

Onder de AVG geldt de verantwoordingsplicht. Dit betekent dat SenZ Coaching aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) moet kunnen aantonen dat SenZ Coaching aan de AVG voldoet. SenZ Coaching moet onder meer kunnen laten zien dat ze cliënten goed heeft geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens. SenZ Coaching verstrekt hiertoe digitaal aan alle cliënten deze privacyverklaring. Ook staat deze privacyverklaring gepubliceerd op de website van SenZ Coaching ter informatie voor alle cliënten en geïnteresseerden. Daarnaast wijst SenZ Coaching de kandidaat in het intakegesprek mondeling nogmaals op alle rechten die een kandidaat heeft en heeft de kandidaat de ruimte om eventuele vragen hierover te stellen.

De AVG legt meer verantwoordelijkheid bij SenZ Coaching om aan te tonen dat SenZ Coaching aan de privacyregels voldoet. Door te voldoen aan de verantwoordingsplicht (accountability) levert SenZ Coaching een belangrijke bijdrage aan de bescherming van het grondrecht van mensen op privacy.

De nieuwe regels dwingt SenZ Coaching om goed na te denken over hoe SenZ Coaching persoonsgegevens verwerkt en beschermt. De verantwoordingsplicht houdt in dat SenZ Coaching moet kunnen aantonen dat de verwerkingen door SenZ Coaching aan de regels van de AVG voldoen. SenZ Coaching moet bijvoorbeeld kunnen aantonen dat een verwerking aan de belangrijkste beginselen van verwerking voldoet, zoals: rechtmatigheid, transparantie, doelbinding en juistheid.

Ook moet SenZ Coaching kunnen laten zien dat de juiste technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om de persoonsgegevens van cliënten te beschermen. SenZ Coaching is verplicht om vanaf 25 mei 2018 verantwoording af te leggen over uw gegevensverwerkingen wanneer de Autoriteit Persoonsgegevens daar om vraagt.

8. Privacy op uw factuur

Op de factuur die u ontvangt van SenZ Coaching, staan de volgende gegevens:

√ uw naam, adres en woonplaats

√ de datum van de behandeling

√ een korte omschrijving van de dienstverlening

√ de kosten van de dienstverlening

9. Beveiligen

SenZ Coaching neemt de beveiliging van uw persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan. De website van SenZ Coaching maakt gebruik van een betrouwbaar SSL-certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen.

10. Klachten

Als u de indruk heeft dat uw persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of dat er aanwijzingen zijn van misbruik, of u wenst meer informatie over de beveiliging van door SenZ Coaching verzamelde persoonsgegevens, neem dan meteen contact op met SenZ Coaching. We zijn bereikbaar op de volgende manier:

SenZ Coaching
Assum 23
1911 ML Uitgeest

Tel: 072 – 82 00 343
E-mail: info@senzcoaching.nl

SenZ Coaching zet zich namelijk volledig in voor een zo goed mogelijke dienstverlening en bescherming van uw persoonsgegevens. Desondanks kan het voorkomen dat u het oneens bent met de manier van werken of handelwijze van SenZ Coaching met betrekking tot de uitvoering van de AVG. Het beste kunt u dat dan meteen met SenZ Coaching bespreken. Komt u er samen met SenZ Coaching niet uit of heeft u een zodanige klacht over de bescherming van uw persoonsgegevens, dat u deze niet met SenZ Coaching kunt of wilt bespreken, dan hebt u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

U kunt uw klacht melden of hen een tip geven. Uw klacht/tip kan een reden zijn om een onderzoek te starten. En met uw klacht/tip kun u ook bijdragen aan de bescherming.

Nieuwsgierig geworden?

Mooi, want nieuwsgierigheid is de basis van iedere verandering. Bel of mail voor een afspraak en kom alles te weten over onze visie en werkwijze.